Мы уже рассказывали о том, как зарождались современные системы хранения документов. XIX век принес стремительное развитие торговли и промышленности, а вместе с ними и потоки деловой корреспонденции. Наш постоянный автор, исследователь истории науки и техники, сотрудник Центра непрерывного образования факультета компьютерных наук НИУ ВШЭ Антон Басов рассказывает о том, как каталожные ящики оказались полезны для хранения переписки, а работа клерка стала напоминать конвейер.
От книги — к листу
Короба и регистраторы помогли упорядочить вал бумаг, обрушившийся на клерков XIX века. Теперь, если возникала необходимость найти письмо от определенного адресата за определенную дату, не было нужды ломать сургучные печати, разрезать ленты и пересматривать стопку писем за стопкой. Достаточно было подойти к шкафу, вытащить короб и открыть нужный раздел.
Новый способ организации, однако, использовался только для писем, счетов, накладных и подобных документов, состоящих из одного или нескольких листов. Бухгалтерские книги оставались книгами с жестким переплетом и ограниченным числом страниц, расположенных в раз и навсегда определенном порядке. Это не могло не создавать трудности.
- Данные обо всех финансовых операциях компании заносились сперва в журнал ежедневного учета, а затем переносились бухгалтером в главную книгу. Когда операций становилось слишком много, бухгалтер не успевал перенести их за один день; между тем, журнал был нужен сотрудникам для новых записей. Приходилось заводить журналы, которые заполнялись через день: один — в понедельник, среду и пятницу, другой — во вторник, четверг и субботу.
- В главной книге операции записывались по счетам отдельных клиентов; бухгалтеру приходилось заранее решать, сколько места отвести тому или иному счету. Если клиент пользовался услугами компании слишком редко, то страницы пустовали; если слишком часто — они переполнялись, бухгалтеру приходилось продолжать записи по данному счету в другой части книги.
Изображенный художником Норманом Рокуэллом бухгалтер отвлекся от своего гроссбуха и погрузился в мечты о приключениях (1924 год). Источник: Norman Rockwell Museum
Доходило до абсурда: в 1900 году некая крупная компания была вынуждена использовать двести журналов ежедневного учета и пятнадцать главных книг, причем бухгалтеры должны были ежедневно просматривать по сотне журналов в поисках операций определенных клиентов. Такая система, конечно, не могла удовлетворять нуждам предприятий. И в 1883 году, когда двое чикагских клерков, Эдвард Пейдж и Джеймс Макклири, сделали первую попытку внедрить в бухгалтерский учет новые принципы организации документов.
Система Пейджа и Макклири позволяла отказаться от части журналов, заменяя их на папку для хранения первичных документов (например, бланков заказа товаров). Очевидно, что идея пользовалась популярностью, так как уже в 1888 году у них появился первый конкурент — компания Baker & Vawter. Ее совладелец Уильям Ватер разработал новую конструкцию папки-регистратора. Его изобретение тоже пришлось потребителям по душе, клиентов становилось все больше, из-за чего самому Ватеру стало трудно вести главную книгу. Внезапно его осенило: что, если использовать папку в качестве главной книги? Идея оказалась удачной, и финансовые операции компании стали записываться на отдельных листах, закрепленных в папке.
Шарж В. Б. Джонстоуна на Уильяма Ватера (1858–1921), 1904 год. Ватер, один из создателей бухгалтерского учета на отдельных листах, держит в руках папку своего изобретения (loose leaf ledger). Источник: periodpaper.com
В 1894 году, отработав новый способ бухгалтерского учета, Baker & Vawter начала продажи. Уже в 1896 году 43 представителя фирмы объезжали страну, убеждая предпринимателей в удобствах ведения бухгалтерии на отдельных листах. Удобств и правда было много: каждому счету можно было отвести нужное количество страниц; несколько сотрудников могли работать одновременно, а затем просто вложить листы в нужный раздел.
Но главное преимущество системы было и ее главным недостатком: страницы из папки было легко вытащить. Это подрывало доверие к записям, ведь их всегда можно исказить, изъяв или заменив часть страниц. Этот страх испытывали не только владельцы предприятий — к бухгалтерии на отдельных листах скептически относились аудиторы и суды. Изобретатели конструировали папки с замками, которые не позволяли вытащить страницы без ключа. Новые листы предлагалось хранить под надзором старшего бухгалтера, который выдавал их по необходимости, проставляя на каждом специальную печать.
Реклама системы бухгалтерского учета на отдельных листах обещает вдвое сократить затраты денег и времени, 1915 год. Источник
Однако удобства новой системы многократно превосходили риски, и она находила все более широкое применение. В 1903 году вышла первая книга, целиком посвященная ведению бухгалтерии на отдельных листах и карточках. После 1920 года системы бухгалтерии в папках и картотеках стали стандартной частью американской деловой жизни. В 1935 году в ходе судебного разбирательства судья постановил, что «в современном бухгалтерском учете отдельные листы и карточки в основном заменили ранее использовавшиеся переплетенные книги», а в глазах закона старый и новый способы ведения записей получили равные права.
Самое же главное достижение нового способа заключалось в том, что он приучил американцев не бояться отдельных листов и позволил отказаться от сшитых книг уже совсем в ином масштабе.
Картотечные шкафы захватывают мир
Одновременно с заменой бухгалтерских книг на папки происходило столь же революционное изменение в хранении и организации других документов. Эта революция не была замечена за пределами делового мира, но ее результаты заметны до сих пор. В чем же она заключалась?
До сих пор хранение большей части несшитых листов бумаги было горизонтальным. Стопы и связки лежали на полках, короба и регистраторы лежали в шкафах. Горизонтального хранения требовала сама природа бумажного листа, ведь и один лист, и даже связка легко сгибаются под собственной тяжестью. Однако такой способ хранения полон недостатков: для него требуется слишком большая площадь; большие стопы бумаги рассыпаются; короба заполняются с разной скоростью и требуют постоянного опустошения и перемещения документов в новое место.
Уже в конце XIX века существовала система, позволявшая хранить документы в вертикальном положении, — картотека. Она опиралась на два принципа: все карточки должны быть одного размера и сделаны из плотной бумаги. В то время картотеки широко применялись для организации больших объемов однотипной информации — библиотечных каталогов, примеров употребления слов в словаре, химических соединений. Использовались картотеки и в бизнесе — например, для организации перечня клиентов: так, Банк Англии начал делать это еще в 1852 году.
Американская компания Library Bureau как раз специализировалась на оборудовании для картотек — шкафах, карточках, разделителях и тому подобном (подробнее о компании и ее создателе, реформаторе библиотечного дела Мелвиле Дьюи мы рассказывали здесь). Клиентами Library Bureau были не только библиотеки, но и предприятия. Среди них — страховые компании, банки, а также Carnegie Steel Co., Tabulating Machine Co. (предшественница IBM) и многие другие.
В 1892 году в Library Bureau обратился некий доктор Розенау — секретарь благотворительной организации города Буффало. Ему понадобилась система наподобие картотеки, но для хранения документов. Не мудрствуя лукаво, конструкторы компании взяли за основу обычный шкаф для картотеки с выдвижными ящиками и приспособили его для вертикального хранения документов, помещенных в папки из плотной бумаги. Доктор Розенау был так впечатлен, что отвез шкаф на Всемирную Колумбову выставку 1893 года.
Чем больше все меняется, тем больше все остается неизменным: шкафы для вертикального хранения документов из каталога Library Bureau 1900 года (Источник) и из каталога компании Bankers Box 1970-х годов (Источник)
Очевидно, создатели шкафа не понимали, какой переворот они производят в сфере хранения документов. До сих пор все способы организации так или иначе пытались, копируя принцип книги, связать отдельные листы бумаги. Их можно было сшивать, скалывать, соединять при помощи скоросшивателей и регистраторов, однако это сохраняло линейную структуру книги, где каждая страница имеет свое место. Горизонтальные шкафы с коробами отказались от линейной структуры, но оказались неспособны справиться с возросшим объемом документов. Вертикальная же система позволяла упорядочивать огромное количество листов бумаги, не привязывая их физически к коробу или папке. Любой документ можно было найти, извлечь и вернуть обратно, не нарушая порядка всех остальных.
При всей гениальности концепции вертикальная система состояла из давно известных элементов и не могла быть запатентована. Поэтому после 1900 года множество компаний — Library Bureau, Globe Wernicke, Art Metal, Shaw Walker, Yawman & Erbe — начали выпускать оборудование для вертикального хранения. Фактическим стандартом стал шкаф с четырьмя выдвижными ящиками, внутри которых хранились папки из плотной «манильской» бумаги. Поначалу шкафы делались из дерева, но вскоре их потеснили стальные — износостойкие и негорючие.
Буклет фирмы Shaw Walker 1920 года сравнивает стальной шкаф для бумаг с небоскребом. Из книги К. Робертсона The Filing Cabinet [1]
В рекламных проспектах и каталогах производители ставили шкафы для документов в один ряд с пишущими и счетными машинами, множительными аппаратами, телефоном и телеграфом. Они были не мебелью, а доступной механической памятью, устройствами для хранения и организации огромного объема информации. К 1915 году вертикальные системы организации документов захватили американские офисы.
В поисках систем классификаций
Шкафы для вертикального хранения разных производителей выглядели более-менее одинаково, поэтому главным предметом конкуренции стали системы классификации. Отказ от жесткой структуры книги позволил использовать множество разных способов — алфавитных, цифровых, географических, — чтобы удовлетворить потребности разных компаний и сфер деятельности. Система классификации документов подбиралась под конкретные потребности каждой компании, будь то железная дорога, оптовый поставщик или рекламное агентство. Физически классификация осуществлялась за счет выступов в верхней части папки, картонных разделителей, разнообразных ярлыков и индикаторов-«наездников» (как бы сидевших на папке).
Каталог Library Bureau 1927 года демонстрирует использование разнообразных разделителей и ярлыков для организации документов. Источник
Системы классификации не просто облегчали поиск — они создавали полноценные базы данных, позволяя в любой момент выбрать нужную информацию. Сегодня информация не хранится в шкафах и «наездниками» ее не организуешь. Для этого существуют гораздо более точные инструменты, например язык SQL, который позволяет легко извлекать данные из таблиц и анализировать их. В 1914 году открылась New York School of Filing — первое учебное заведение, где можно было освоить работу с разными системами классификации.
Триумф вертикальных систем хранения был вызван не только их удобством — они были бы столь же удобны и в XIV веке, — но и изменениями в самой сути бизнеса. Прошли времена купцов и ремесленников, их сменили огромные корпорации с многоуровневой структурой менеджмента. Раньше хозяин мастерской или лавки лично знал и своих работников, и своих клиентов. Теперь же владелец международного концерна, его сотрудник и покупатель его продуктов жили в совершенно разных мирах, которые были связаны за счет бумаг, занимавших место в ящиках вертикальных шкафов.
В своей книге The Filing Cabinet историк Крэйг Робертсон вводит понятие «дробная определенность» (granular certainty). Под ней он подразумевает сложившуюся к началу XX века концепцию максимального разделения, дробления явления на составные части для наиболее полного контроля над ним. Работа клерков, упорядочивающих отдельные листы бумаги внутри вертикальных шкафов, становится похожа на работу конвейера, где каждый рабочий выполняет строго определенный набор действий. Шкаф для вертикального хранения документов, утверждает Робинсон, появился благодаря уникальным социально-экономическим условиям, сложившимся в США на рубеже XIX и XX столетий.
Современный американский офис из каталога компании General Fireproofing, 1916 год. Иллюстрация перекликается с литографией «Прогресс столетия» 1876 года — здесь за окном тоже видны паровоз и пароход. Стальной шкаф для бумаг здесь стоит в одном ряду с другими великими изобретениями. Источник
Новому Свету — шкафы, Старому — папки
Внимательный читатель может указать на противоречие: почему же такой замечательный способ организации документов, как вертикальный шкаф с выдвижными ящиками прижился только в Америке? Частично ответ на него дан выше — нигде в мире экономическая жизнь не была похожа на американскую. Однако и Европа создала свою систему вертикального хранения документов — те самые папки-регистраторы, придуманные в Германии в конце XIX века. Как и шкафы, эти папки обеспечивают возможность хранить документы «на ребре».
От американской европейская система отличается двумя важными свойствами. Папки не нуждаются в специальном оборудовании — их можно хранить на полке с книгами, на столе или на полу. Американские же папки-конверты не способны стоять сами — вне предназначенного для них ящика они лишь беспомощно лежат, рискуя растерять все свое содержимое. Зато европейские папки могут хранить только проколотые документы, надетые на арки удерживающего механизма. Американские листы бумаги свободны и могут легко перемещаться из папки на стол и обратно, а европейские имеют определенное (хотя и не жестко закрепленное) место в папке, покидать которую им почти нет нужды. Впрочем, в последние десятилетия пластиковые файлы устранили это различие.
Скоросшиватель фирмы Soennecken в каталоге московского универсального магазина «Мюр и Мерилиз» 1901 года. Источник
Российские подходы к хранению документов развивались под влиянием Европы. До 1917 года развивающийся русский капитализм интересовался вертикальными системами, однако немецкие папки-регистраторы тоже были в продаже. Интерес сохранился и после Октябрьского переворота, когда в моде были идеи НОТ — научной организации труда. Однако неподшитые документы, видимо, вызывали у совслужащих недоверие, поэтому к концу 1920-х годов над всеми советскими учреждениями поднялась «твердая желтая папка с ботиночными тесемками», в которую Остап Бендер собирал компромат на подпольного миллионера Корейко.
***
Вертикальные системы хранения документов благополучно дожили до прихода персональных компьютеров, которые и завершили эпоху бумажных носителей информации. Вместе с тем они остаются в нашей жизни как предмет и, что гораздо важнее, как символ. В США и многих других странах шкафы для вертикального хранения по-прежнему помогают организовывать миллионы страниц, ожидающих оцифровки или сохраняющихся на всякий случай. Вероятно, что более совершенный способ организации документов человечество уже не изобретет.
Что касается символизма этих систем, то они во многом сформировали как внешний вид, так и внутреннее устройство цифровых баз данных. Как говорилось в самом начале, мы все еще рассматриваем наши базы данных как набор дискретных сущностей-файлов, хранящихся внутри системы из отсеков-папок. Даже стандартные правила сортировки — по алфавиту, дате или типу файла, — восходят к системам классификации для вертикального хранения документов.
К концу XX века в шкафу для вертикального хранения документов, как и в папке Остапа Бендера, было все. Даже агенты Малдер и Скалли хранили в нем свои «секретные материалы». Источник: Кинопоиск
Когда в 1980-х годах создавались первые оконные операционные системы, критики обращали внимание на ограниченность такого подхода. Несмотря на это, он прижился (схожая история произошла и со стандартной раскладкой клавиатуры QWERTY: ее много раз пытались заменить на более рациональную, однако сила привычки всегда побеждала). Восходящее к той же эпохе использование дискеты в качестве символа сохранения сегодня вызывает улыбку — дискеты кажутся нам столь же далекими, как гроссбухи. Однако наши файлы по-прежнему разложены в желтые папки, как будто только что вынутые из выдвижного ящика в стальном шкафу.
Источники
- Robertson C. The Filing Cabinet. University of Minnesota Press, 2021. 280 p.
- Yates J. Control through Communication. John Hopkins University Press, 1993. 368 p.
- Visman C. Files. Stanford University Press, 2008. 216 p.
- Wootton C. W., Wolk C. M. The evolution and acceptance of the loose-leaf accounting system, 1885-1935 [Электронный ресурс] // Technology and Culture. – 2000. – Vol. 41. – №. 1. – Pp. 80-98. – URL: https://www.jstor.org/stable/25147454 (дата обращения 05.06.2025).
- Flanzraich G. The Library Bureau and office technology [Электронный ресурс] // Libraries & Culture. – 1993. –– Vol. 28. – №. 4. – Pp. 403-429. – URL: http://www.jstor.org/stable/25542593 (дата обращения 05.06.2025).
- Stoeckel H. J. Loose-Leaf and Accounting [Электронный ресурс] // The Accounting Review. – 1946. – Vol. 21. – №. 4. – Pp. 380-385. – URL: https://www.jstor.org/stable/239974 (дата обращения 05.06.2025).
